A l’ère du «tout informatisé», il peut paraître compliqué, voire inutile de conserver la paperasse administrative. Erreur: mieux vaut peser le pour et le contre avant de la jeter. Car pour chaque contrat, la loi* fixe des délais précis durant lesquels les parties concernées par l’accord peuvent utiliser leurs droits et, si besoin est, intenter une action en justice pour le non-respect de ces derniers. Ces délais varient selon le style d’arrangement conclu, et peuvent durer d’un an à une période illimitée.
Le consommateur a donc intérêt à conserver ses papiers, et même les plus inattendus comme les quittances de téléphone ou d’hôtel, jusqu’à l’extinction – ou «prescription» – de ce délai. Car tout relevé de compte, ticket de caisse, etc. est une preuve, qui lui permettra de faire valoir ses droits en cas de désaccord financier. Et ce, même après plusieurs années.
Afin d’effectuer un tri intelligent, voici donc les délais recommandés de conservation des documents courants.
• A vie
⇨ Tous les papiers familiaux officiels: passeports, livret de famille, permis d’établissement, carte AVS, etc.
• 10 ans
⇨ Tout ce qui a trait aux impôts: documents comptables, déclaration, etc. S’il y a une procédure en cours, la documentation s’y rapportant doit être conservée jusqu’à la résolution du problème, ce qui peut prendre jusqu’à 15 ans!
⇨ Les relevés de compte et autres documents bancaires. Dans le cas où un document fait l’objet d’une procédure de contestation, le délai de conservation est prolongé de 5 ans au minimum.
⇨ Le paiement des honoraires d’architecte.
⇨ Tout contrat qui n’est pas mentionné sur les listes ci-dessous, et «dont le droit civil fédéral ne dispose pas autrement» (cf. art. 127 CO).
• 5 ans
⇨ Tout ce qui est lié au bail à loyer.
⇨ Les redevances périodiques: factures de Billag, etc.; les cotisations d’abonnement (fitness, magazines, etc.) sont aussi comprises dans cette catégorie.
⇨ Les quittances correspondant au paiement du travail d’un artisan.
⇨ Les quittances liées à l’achat de fournitures de marchands en détail (meubles, vêtements, etc.). Ces factures doivent être rassemblées et classées, car elles peuvent être utiles en cas de sinistre (dégâts d’eau, par exemple).
⇨ Les quittances de médecin, ou liées à tout soin du même type.
⇨ Les quittances d’avocat, de notaire, de procureur, etc.
⇨ Les documents relatifs aux services des travailleurs. Pour les employés, cela concerne tout ce qui découle du contrat de travail: paiement de salaire, etc. Attention: le certificat de travail fait aussi partie de ces papiers.
⇨ Les attestations d’intérêts de capitaux.
⇨ Les rentes et les pensions alimentaires.
⇨ Les factures de restaurant et d’hôtel.
⇨ Les factures de téléphone.
A noter: lors du paiement d’une prestation par La Poste, c’est le récépissé qui fait office de quittance. Vérifier que la date, le nom et l’adresse du magasin, la référence aux objets achetés ou au service facturé, et le prix payé y figurent.
• 2 ans
⇨ Les preuves de paiement des primes d’assurances privées (maladie, RC, automobile, etc.) et complémentaires.
• 1 an
⇨ Les tickets de caisse et les garanties (excepté ceux mentionnant une période plus longue), pour échange éventuel ou réclamation. Après quelque temps, on peut garder seulement les tickets concernant les achats importants tels qu’un appareil électro-ménager, des meubles, etc. Vérifier que toutes les informations nécessaires y sont notées ou les rajouter. Il vaut enfin la peine de conserver la plupart des garanties, même après échéance, car elles comportent des renseignements essentiels: coordonnées du fournisseur, service après-vente, etc.
Véronique Kipfer
* Se référer aux articles 127 et 128 du Code des obligations.
Choisir un bon système de rangement
Il est important de mettre en place un bon système de classement, en choisissant du matériel solide et en aménageant un espace suffisant, et à l’abri de l’humidité, pour stocker le tout.
En fonction de la place exigée par les documents, favoriser le classement par catégories (santé, impôts, bail, etc.). Plus efficace encore, du fait que certaines catégories prennent moins de place que d’autres: classer les feuilles par année, en séparant clairement chaque domaine.
Après tout achat important, réunir tous les papiers qui le concernent (facture, mode d’emploi, garantie) et vérifier que les informations essentielles y figurent, avant de classer le tout.
Bien contrôler que les tickets de caisse comportent le nom et l’adresse du magasin, ainsi que la date et la nature de l’achat effectué. Au besoin, les inscrire soi-même.
