Qui ne s’est jamais laissé déborder par une montagne de courriers électroniques? Au travail comme à la maison, de nombreux utilisateurs se contentent d’une utilisation basique de leur messagerie. Conséquence: un amoncellement rapide de courriers en tous genres, tantôt urgents ou totalement insignifiants, tantôt privés ou professionnels.
Les travailleurs suisses perdraient ainsi l’équivalent d’un mois de travail par année à surnager dans le flot de courriels. Un minimum d’autodiscipline et quelques réglages mettront un peu d’ordre dans tout cela et accroîtront efficacement le confort d’utilisation du courrier électronique:
1 Traitez au fur et à mesure
Ne laissez pas les messages s’accumuler dans votre boîte de réception. D’abord, supprimez immédiatement ce qui est sans intérêt pour vous. Ensuite, faites suivre ce qui doit l’être et classez les e-mails à conserver (voir point n° 2). Bon nombre de spécialistes recommandent de désactiver les alertes automatiques (sonores et visuelles) signalant la réception de messages. En effet, cela perturbe l’activité en cours, sans toujours nécessiter un traitement urgent de l’information. L’idéal est alors de fixer des périodes de la journée auxquelles vous irez relever vos nouveaux messages.
2 Classez les e-mails à garder
Dans tous les logiciels de messagerie, il est possible de créer facilement des dossiers à l’intérieur de la boîte de réception. Créez autant de dossiers que nécessaire («Privé», «Dossiers traités», «Dossiers en cours», etc.), sachant que ceux-ci peuvent eux-mêmes contenir les sous-répertoires de votre choix («Premier semestre», «A suivre», etc.). Ceci étant fait, vous n’aurez plus qu’à déplacer systématiquement les messages dans chaque dossier, prenant alors conscience de leur réelle importance ou de leur inutilité. Cela vous permettra également de les retrouver plus facilement (voir aussi le point n° 4).
3 Filtrez les messages entrants
Tout message reçu n’est pas forcément bon à lire. Les spams, courriers indésirables à tous points de vue, inondent fréquemment les boîtes aux lettres, malgré l’utilisation d’un filtre antispams. Vous pouvez cependant aisément ajouter des filtres à votre messagerie via les options de réglage. Exemple: indiquez que tous les messages contenant certains termes choisis atterrissent directement dans la corbeille. Cette méthode permet aussi d’envoyer les courriels de certains expéditeurs, ou contenant certains sujets, directement dans un dossier de votre choix (vu au point n° 2), ce qui désengorgera votre boîte de réception.
4 Retrouvez rapidement
Les messageries récentes proposent des fonctions de recherche permettant de retrouver n’importe quel courrier, où qu’il soit, à l’aide de mots clés. Il est parfois aussi possible de regrouper tous les messages appartenant à un même échange d’e-mails. Ainsi, plus besoin d’user sa souris de bas en haut pour retrouver le message initial et les réponses successives.
5 Testez votre profil
Afin d’affiner encore votre stratégie d’utilisations de l’e-mail, visitez le site de la Fondation Suisse Productive, qui permet d’évaluer vos propres habitudes (comptez environ 15 minutes) avant d’envisager une multitude de solutions personnalisées et, également, adaptées à votre type d’activité professionnelle (1).
Yves-Alain Cornu
(1) www.suisse-productive.ch > Evaluation gestion d’e-mails.
Bon à lire
Les e-mails et plus encore
De nombreux conseils permettent encore d’améliorer l’utilisation de la messagerie électronique, notamment en apprenant à relever ses e-mails sur plusieurs ordinateurs (par exemple à la maison et au travail). Le guide «A l’aise sur le Net» fournit toutes les explications et donne accès, en ligne, à des marches à suivre illustrées. Il traite également des achats et paiements en ligne, du piratage informatique, de la sécurité des enfants ou encore du droit d’auteurs face au téléchargement gratuit.
