Il faut parfois que les classeurs s’empilent et que les armoires débordent pour se décider à faire du tri. Un peu comme les élèves en fin d’année, la tentation est alors grande de tout jeter frénétiquement. Mais une quittance ou une facture n’ont pas la même valeur qu’un cahier de grammaire. Elles permettent de faire valoir ses droits à plusieurs niveaux: prouver un paiement, exiger le remboursement d’une créance ou activer la garantie d’un objet.
Protection nécessaire
C’est pour cette raison qu’un bon système de classement est essentiel (lire encadré). Il permet non seulement de se défendre en cas de litige, mais également de gagner du temps et d’optimiser le volume de paperasse vraiment nécessaire. Et comme les achats sur internet occupent une place sans cesse plus grande, un archivage électronique est souvent nécessaire en parallèle.
Classer ses archives, c’est bien. Mais encore faut-il savoir combien de temps les stocker. Or, la durée minimale de conservation correspond au délai de prescription applicable à toutes les parties (acheteur, vendeur, etc.). Par défaut, ce délai est fixé à dix ans par le Code des obligations. Mais, pour un certain nombre de contrats, des dispositions spécifiques le réduisent à cinq, à deux, voire à un an. Voici un aperçu des documents les plus courants.
1 an
Cette durée concerne les tickets de caisse d’objets de moindre valeur qui ne bénéficient pas d’une garantie.
2 ans
C’est le délai de prescription de toutes les assurances privées (RC privée, ménage, automobile, etc.) englobant également les complémentaires maladie. Cela concerne également les preuves d’achat d’articles couverts par une garantie de deux ans. Mais, pour les objets d’une valeur importante (multimedia, mobilier, vêtements coûteux, etc.), mieux vaut conserver les documents plus longtemps comme preuve en cas de vol ou de dommage.
5 ans
Cette durée concerne tout ce qui touche au bail à loyer ainsi qu’aux factures de redevances périodiques qui sont généralement liées à un abonnement (téléphonie, TV, journaux, fitness, etc.). Tout ce qui touche au contrat de travail (fiches de salaire, certificats, etc.), au versement de rentes ou aux pensions alimentaires, ainsi que ce qui est lié à la maladie (assurance de base, médecin, etc.) sont des documents à archiver pendant cinq ans également. Tout comme les factures de certaines professions comme les artisans, les médecins, les avocats ou les notaires.
10 ans
En principe, c’est la durée légale de prescription de tous les contrats si aucune disposition ne la raccourcit. C’est le cas de l’ensemble des documents liés aux impôts (déclaration fiscale, pièces justificatives, etc.) et à la banque (relevés de compte, etc.). Les établissements bancaires sont d’ailleurs tenus de conserver une trace des opérations pendant dix ans. Ils peuvent néanmoins facturer des demandes de renseignement à ce sujet.
Un archivage malin
Ne conserver que l’essentiel et retrouver un papier les yeux fermés. Tel est l’objectif ultime d’un archivage judicieux. A l’ère du digital, certains utilisateurs optent pour une numérisation de tous leurs documents. C’est une stratégie valable à condition d’anticiper un éventuel couac informatique ou un vol de son matériel. D’où la nécessité d’avoir une copie de sauvegarde sur un support externe (disque dur, cloud, etc.) que l’on conservera idéalement dans un autre lieu.Celles et ceux qui restent attachés au papier doivent veiller à entreposer leurs archives dans un lieu sec et à l’abri de la lumière. Ils ont tout intérêt à scanner ou à photocopier les tickets de caisse, sachant que l’encre s’efface rapidement. Vérifier également qu’aucune information manque (date, lieu, etc.); si nécessaire, l’ajouter à la main sur le document.
Que l’on opte pour un archivage papier, numérique ou hybride, il est conseillé de classer sa paperasse par catégorie (santé, banque, logement, impôts, etc.) et par ordre chronologique. Une subdivision de chaque domaine par année permet d’y voir plus clair encore. Et, pour éviter d’éparpiller des documents que l’on peine à ranger immédiatement, prévoir un casier de préarchivage.
